Кеңсе қызметкерлері көбінесе факс арқылы хаттар жіберуге мәжбүр. Істер мүлдем өзгеше болуы мүмкін, бірақ егер сіз мұндай проблемамен бірінші рет кездесіп, факсты хат жіберу туралы мүлдем түсініксіз болсаңыз не істеу керек.
Нұсқаулық
1-қадам
MS Publisher-де компания логотипін қосуға болатын үлгіні пайдаланып MS Word-қа хат жазыңыз. Электрондық кестелер құрып, факспен жіберу қажет болса, MS EXEL бағдарламасын қолданыңыз. Егер сіз суреттерді жіберетін болсаңыз, олардың.jpgG кеңейтімі болуы керек.
2-қадам
Факспен жіберуге болатын стандартты хаттың өлшемі A4 парағы екенін ескеріңіз. Жазу үшін қажетті шрифт кем дегенде 10 нүктеден тұрады. Сол себепті, бірнеше параққа ақпарат жіберудің қажеті жоқ деп, барлық ойларыңызды бір парақта ұстағаныңыз жөн.
3-қадам
Барлық ақпаратты нақты және нақты көрсетіңіз. Сіз факсқа жіберетін хатта сіздің адресатіңізге пайдалы және қызықты болатын нәрсені ғана жазыңыз. Егер сізге, мысалы, нақты сұраныс жіберілсе, оған нақты жауап беріңіз, тақырыптан ауытқымай және т.б.
4-қадам
Кішкентай суреттерді немесе сызбаларды әріптерге салмаңыз, олар бұлыңғыр болуы мүмкін, нәтижесінде адресат сіз туралы немесе сіздің компанияңыз туралы тек теріс пікір алады. Хабардың соңында сіздің мекен-жайыңызды, телефон / факс нөміріңізді немесе басқа байланыс ақпаратын қосуды ұмытпаңыз.
5-қадам
Хатыңызды басып шығарыңыз. Құжатты басып шығару сапасына тексеріңіз, ол жақсы болуы керек, барлық әріптер анық және анық емес болуы керек, алушы мәтінді шығара алады. Егер кемшіліктер тапсаңыз, оларды түзетіп, хатты қайтадан басып шығарыңыз.
6-қадам
Факста құжаттарды беру науасын ашыңыз. Ол әдетте машинаның артқы жағында орналасқан. Хатыңызды төмен қаратып салыңыз. Егер сізде бірнеше парақ болса, факс машинаңыз жаппай жіберуді қолдайтынын тексеріңіз, егер жоқ болса, әр парақты бөлек салуға тура келеді.
7-қадам
Дыбыстық сигналды күтіңіз, машина қағазды алуы керек. Алушының факс нөмірін теріңіз. Сымның екінші жағында жауап күтіңіз.
8-қадам
Өзіңізді таныстырып, факс жібергіңіз келетінін көрсетіңіз. «Старт» батырмасын адресатпен бірге басыңыз (Әдетте олар: «Бастау» дейді). Барлық қадамдар аяқталған жағдайда факс жіберіледі. Түтікті қағаз бүкіл құрылғыдан өтпейінше ауыстырмаңыз.
9-қадам
«Байланыс» батырмасын басыңыз және сіздің хатыңыз адресатқа жіберілген-жіберілмегенін анықтаңыз (факс өтті ме). Егер дисплей сапасы нашар болса, барлық әрекеттерді қайталап көріңіз.
