Шығыс хаттар тізілімі міндетті құжат болып табылады. Оны құрастыру ережелерін Ресей Почтасы белгілейді және f.103 түрінде көрінеді. Бұл құжат хаттың кішкене партиясын жіберген кезде қажет.
Нұсқаулық
1-қадам
Құжатыңызға преамбула жасаңыз. Тізілімнің бұл бөлімінде жөнелтуші туралы ақпарат, яғни сіздің компанияңыздың атауы, оның қысқартылған түрдегі ұйымдық-құқықтық нысаны, сіз жұмыс істейтін компания басшысының тегі, аты және әкесінің аты болуы керек. Сондай-ақ, құжаттың жасалған күнін көрсетіңіз.
2-қадам
Кестеден тұратын құжаттың негізгі бөлігін толтыруға көшіңіз. Кестелік бөлімде келесі бағандар болуы керек: сериялық нөмірді жазыңыз, кімге, почта индексі, хат / хабарлама, пошта белгісі. Бірінші бағанды толтыру қарапайым: кестедегі барлық жазбалардың соңынан соңына дейін нөмірлеуді қою жеткілікті. Соңғы нөмір сіз жіберген электрондық пошта санына сәйкес келуі керек. Екінші бағанда сіз өзіңіздің кәсіпорныңыздың адресаттарының мәліметтерін жазасыз: заңды тұлғалардың атауларын немесе жеке адамдардың тегі, аты және әкесінің аты. Үшінші бағанды міндетті түрде толтырыңыз. Ол үшін алдымен хат-хабар жіберілетін адамның мекен-жайын ғана емес, оның пошталық индексін де біліп алыңыз. Индексті көрсетпей, пошта бөлімшесі хатты қабылдамауға құқылы. Келесі бағанда жібергіңіз келетін хат-хабар түрін көрсетіңіз. Соңғы бағанды толтыру қажет емес. Мұны сізден хаттар қабылдайтын пошта қызметкері тексеруі керек.
3-қадам
Тіркелімнің дұрыстығын тексеріп, оны пошта қызметкеріне тапсырыңыз. Енді ол құжатқа енгізілген деректердің дұрыстығын тексеріп, тиісті белгілерді қоюы керек. Тіркеуден басқа, ішкі пошта стандарттарына сәйкес пошта қызметкерлері дайындаған құжаттарды алыңыз. Бұл құжат сіздің хат алмасу қозғалысын жеке есепке алу үшін артық болмайды. Түбіртекті тіркеуге тіркеп, шығыс хаттар саналатын арнайы папкаға салыңыз.
